Gestione documenti e pratiche
Pratiche e documenti che avanzano tra registrazione, verifica, approvazione e check-in.
Casi studio
Piattaforma su misura per gestione pratiche e approvazioni
Un processo di approvazione fatto di carta ed email, ricostruito come flusso digitale tracciato.
Il problema
Un'organizzazione che tratta grandi volumi di pratiche strutturate gestiva il processo tramite email, cartelle condivise e fascicoli cartacei. I richiedenti telefonavano per sapere a che punto fosse la loro pratica e il personale doveva cercare in più punti per rispondere. Nessuno poteva dire con certezza quante pratiche fossero ferme a ciascuna fase.
Il processo
Una pratica viene registrata, i documenti di supporto vengono raccolti e verificati, il fascicolo attraversa più livelli di approvazione, viene fissato un appuntamento, il richiedente effettua il check-in, il pagamento viene registrato e l'esito viene associato alla pratica.
Cosa abbiamo realizzato
- Registrazione delle pratiche con raccolta, verifica e tracciamento dello stato dei documenti.
- Elaborazione dei dati di passaporti e documenti con acquisizione tramite MRZ, così i dati anagrafici vengono letti dal documento invece di essere ridigitati.
- Approvazioni multilivello, con richieste indirizzate al reparto e al ruolo corretti.
- Creazione degli appuntamenti, gestione tramite codici a barre, ricevute con QR code e flussi di check-in.
- Registrazione dei pagamenti, cruscotti per il personale, stato della pratica visibile al cliente, reportistica e registro completo delle modifiche.
Integrazioni
- Scanner documentali e lettori MRZ
- Generazione e lettura di codici a barre e QR code
- Notifiche via email e messaggistica
- Registrazione dei pagamenti
Risultato
Ogni pratica ha ora un unico record con una fase visibile, e al richiedente si può comunicare lo stato senza che un operatore debba cercare il fascicolo. Poiché ogni cambio di fase viene registrato, l'organizzazione può vedere dove il lavoro si accumula.
Soluzioni impiegate
Sistemi di workflow su misura
Un solo sistema progettato sul tuo processo, al posto di più applicazioni scollegate fra loro.